Roundcube Webmail [Guía de uso]

Tener una cuenta de correo corporativo, es decir, con tu dominio es clave para mostrar una imagen profesional y que tus clientes confíen en ti y en tu negocio. Además, con plataformas como Roundcube Webmail es muy fácil gestionarlo.

Si nunca has utilizado un gestor de correo así o es la primera vez que vas a trabajar con un correo de empresa, esta guía sobre Roundcube Webmail te vendrá de perlas.

No solo te explicaré qué es Roundcube, sino que también veremos una a una todas las funcionalidades que ofrece este cliente de email y cómo realizar los ajustes más comunes de tu cuenta.

¿Vamos a ello?

Qué es Roundcube Webmail

Roundcube Webmail es un gestor de correo online al que accedes a través del navegador web, por lo que no necesitas tener ninguna aplicación de correo instalada en tu equipo y podrás acceder a tu correo corporativo en cualquier momento y a través de cualquier dispositivo. Lo único que necesitas es tener una cuenta de correo válida y conexión a Internet.

Roundcube está disponible en más de 70 idiomas e incluye opciones de búsqueda avanzada, corrector ortográfico,  edición de mensajes en modo enriquecido y la gestión de contactos y calendario.

Cómo entrar a Roundcube

Para iniciar sesión en Roundcube, primero tienes que acceder a webmail y, posteriormente seleccionar la aplicación con la que quieres gestionar el correo. En este caso lo haremos con Roundcube,

¿Te recuerdo los pasos? En primer lugar añade en el navegador la siguiente dirección web.

• www.tudominio.com/webmail

Se abrirá una ventana como esta, en la que tienes que añadir tu cuenta de correo y la contraseña de acceso.

También puedes acceder a Roundcube desde cPanel, sin necesidad de conocer la contraseña de la cuenta de correo, desde el apartado «Cuentas de correo electrónico». Busca la cuenta de correo a la que quieras acceder y pulsa en «Check Email».

Una vez que hayas accedido a webmail, selecciona la aplicación o el gestor de correo con el que vas a trabajar: Roundcube Webmail.

No puedo entrar a mi correo Roundcube, ¿qué hago?

Si has seguido los pasos que te acabamos de mostrar, pero no eres capaz de entrar a tu correo en Roundcube es posible que estés escribiendo mal la dirección de correo electrónico o que la contraseña no sea correcta o la hayas olvidado.

Por nuestra experiencia te puedo decir que un 95% de las veces la culpa es de la contraseña. A veces creas la cuenta corporativa y creas la contraseña con alguna herramienta y… ¡Oops! ¿Dónde guardé esa contraseña?

Lo más fácil es cambiar o recuperar la contraseña de Roundcube a través de cPanel. De hecho, te recomiendo que hagas esto al segundo intento. Ten en cuenta que, si realizas sucesivos intentos para entrar en webmail con una contraseña incorrecta es posible que se te bloquee la IP de tu red y tengas que estar parado mientras solicitas el desbloqueo.

Cómo recuperar la contraseña de Roundcube

Realmente la contraseña que tienes que cambiar o recuperar es la de tu cuenta de correo electrónico. Para ello, accede a tu cuenta de cPanel y sigue estos pasos:

1º. En la sección «Correo electrónico» pulsa sobre «Cuentas de correo electrónico».

2º. Localiza la cuenta de correo con la que no eres capaz de acceder a webmail ni a Roundcube y pulsa en «Administrar».

3º. Establece una nueva contraseña segura y pulsa en «Update Settings» para guardar los cambios.

Vista general de Roundcube Webmail

Una vez que hayas accedido a Roundcube, verás una interfaz como esta:

Desde aquí tendrás acceso a las principales funcionalidades de Roundcube Webmail:

• Redactar y enviar correos electrónicos.
• Gestionar tus buzones de correo (recibidos, enviados, borradores, spam, papelera o correos archivados).
• Gestionar contactos.
• Gestionar el calendario.
• Configuración o ajustes generales de Roundcube.
• Acceder a la página principal de webmail.

Ahora veamos cada una de estas funcionalidades con más detalle.

Enviar un correo electrónico con Roundcube

Para crear un nuevo correo pulsa en el botón «Redactar», en el menú de la izquierda.

Ahora debes completar el formulario de envío, estableciendo la dirección de correo destino, el asunto y el cuerpo del mensaje.

Puedes adjuntar archivos, además de configurar otras opciones como la notificación de entrega o la prioridad, en la parte derecha.

Una vez tengas el correo redactado simplemente pulsa en «Enviar».

Gestionar correos en Roundcube

Roundcube Webmail, como cualquier otro gestor de correo, permite visualizar los correos de tu cuenta a través de buzones. Cada correo nuevo, por defecto, se entregará en la bandeja de entrada. Puedes acceder a ella accediendo a «Mail» – «Entrada». Es la pantalla que muestra por defecto al entrar en Roundcube.

En cualquiera de los buzones, los correos sin leer se muestran en negrita. En cada uno de los buzones se almacena la siguiente información.

• Entrada: la bandeja principal de la cuenta de correo y donde se reciben por defecto todos los emails.
• Borradores: en esta bandeja se guardan los correos que quedan como borrador, es decir, correos que empezaste a redactar, pero que todavía no han sido enviados.
• Enviados: los correos enviados desde tu cuenta de correo.
• SPAM: la bandeja de correo no deseado.
• Papelera: almacenamiento de los correos eliminados y que todavía puedes recuperar.
• Archivo: bandeja donde se almacenan los emails archivados.

En la parte superior tendrás las herramientas para gestionar tus mensajes. Para la gestión de la lista de cada directorio tienes las siguientes:

• Seleccionar: diferentes opciones para la selección de correos y acciones de forma masiva.
• Hilos: muestra los correos enlazados según el hilo de conversación.
• Opciones: lista de opciones para configurar la ordenación de los emails.
• Actualizar: refresca la lista de correos.

Y para la gestión individual de cada correo:

• Responder: redacta un correo como respuesta a un email recibido.
• Reenviar: reenvía un email.
• Eliminar: envía el correo a la papelera.
• Archivo: archiva el email.
• Marcar: podrás establecer o eliminar la marca de leído o resaltado.
• Más: otras opciones como imprimir correos, importar o exportar, mover, copiar, etc.

Gestionar contactos en Roundcube

En el gestor de correo Roundcube puedes dar de alta nuevos contactos y administrar grupos.

Los contactos de Roundcube permiten anotar los campos básicos de nombre de usuario, apellido y correo electrónico y, además, información avanzada como dirección, teléfono, ciudad, etc.

Añadir un contacto nuevo

Para crear un nuevo contacto en Roundcube debes acceder al apartado «Contactos» del menú izquierdo y pulsar en el botón «Crear», en la barra superior derecha.

Después, cubre los campos del nuevo contacto y pulsa en «Guardar».

Crear un nuevo grupo de contactos

La creación de un grupo de contactos en Roundcube es muy sencilla. Dentro de la sección «Contactos» pulsa en el icono de tres puntos a la derecha del texto «Grupos» y pulsa en «Añadir grupo».

Deberás establecer el nombre del nuevo grupo que quieres crear y pulsar en «Guardar».

Barra de herramientas de la sección de contactos

Además de crear contactos o grupos para ordenarlos, también tienes disponibles las siguientes opciones en la barra de herramientas.

• Crear: permite crear un nuevo contacto (lo que acabamos de ver más arriba).
• Imprimir: permite imprimir la información del contacto.
• Eliminar: borra un contacto de la lista.
• Buscar: abre un formulario de búsqueda avanzada de contactos. Podrás buscar cualquiera de los campos que están dentro de cada contacto.
• Importar: importa un fichero vCard o CSV con los contactos que selecciones.
• Exportar: exporta los contactos a un fichero VCF.
• Más: otras opciones como, por ejemplo, un generador de QR con la información del contacto.

Gestión del calendario en Roundcube

Roundcube incorpora un completo calendario que te permite gestionar tu agenda personal. Para acceder al calendario solamente debes pulsar en la opción «Calendario», en el menú de la izquierda.

Para crear un evento, pulsa sobre la fecha y franja horaria en la que quieres crear el evento o en el icono «Crear» de la barra de herramientas superior.

Ahora debes indicar las fechas del evento, el resumen y otros parámetros adicionales como la descripción del mismo.

Puedes configurar eventos recurrentes en la pestaña «Recurrencia», añadir participantes al evento y enviarles una invitación en la sección «Participantes» o adjuntar un fichero en «Adjuntos».

Configuración de Roundcube

Aunque sea la última sección de este gestor, muchas veces es necesario empezar por aquí para realizar algunos ajustes de tu cuenta como, por ejemplo, añadir automáticamente una firma de email o el tipo de letra de nuestros emails.

Veamos todos los ajustes de Roundcube.

Preferencias

En esta sección podrás establecer algunos ajustes básicos que te permitirán trabajar cómodamente en esta plataforma:

• Interfaz de usuario: desde aquí puedes elegir el idioma, la zona horaria, el formato de fecha o la apariencia de la interfaz.
• Vista de buzón: establece cómo quieres que se vea el buzón de entrada (marcar mensajes como leídos, número de correos por página…).
• Vista de mensajes: puedes seleccionar que los correos se abran en una nueva página, mostrar el contenido en HTML de los correos que recibes, permitir recursos remotos o imágenes adjuntas.
• Composición de mensajes: selecciona la opción de redactar correos en HTML, selecciona el tipo de letra que quieres utilizar por defecto en tus emails, añadir la firma automáticamente…
• Contactos: selecciona la libreta de direcciones predeterminada o cómo quieres que se muestren tus contactos.
• Carpetas especiales: desde esta sección podrás establecer en qué buzones quieres guardar los mensajes recibidos, los enviados, los borradores… Si no tienes carpetas creadas (lo veremos en el siguiente apartado), lo mejor es dejar la configuración por defecto.
• Configuración del servidor: aquí puedes establecer algunos ajustes que marcarán el comportamiento del servidor desde webmail a la hora de gestionar los emails. Por ejemplo, eliminar los correos directamente cuando llegan a SMAP, vaciar la papelera de email al cerrar la sesión…
• CardDAV: esta configuración te permitirá que el webmail de Roundcube pueda utilizar el protocolo CardDAV para almacenar los datos de contacto para que se sincronicen en tu organización y cualquier cambio en ellos estén a disposición de los miembros de tu equipo en el intervalo de tiempo que establezcas. Los datos que tienes que introducir son tu cuenta de correo, la contraseña y la URL del servidor, que la encontrarás en la sección «Calendario y contactos» de cPanel. Eso sí, para que esto funcione, debe configurarse en todos los gestores de correo que utilicen las demás personas de tu equipo.
• Calendario: establece los ajustes generales de tu calendario (formato, horas laborables, categorías, eventos…), así como la posibilidad de habilitar el calendario de cumpleaños.

Carpetas

Desde esta sección podrás configurar qué buzones de mensajes quieres que se muestren en Roundcube Webmail, cuáles no o cambiarle el nombre a estas carpetas por uno personalizado.

Desde esta sección también podrás crear nuevas carpetas, pulsando sobre el icono del menú superior «Crear». Simplemente establece un nombre y pulsa en «Guardar».

Configurar una firma en Roundcube (Identidades)

Si lo que quieres es configurar una firma en Roundcube para que se inserte automáticamente en cada email que envías, puedes hacerlo de forma sencilla en la sección «Identidades».

Simplemente selecciona tu cuenta de correo y, en el menú superior, pulsa en «Crear».

Respuestas

Por último, en la sección «Respuestas» puedes crear diferentes respuestas predefinidas para gestionar tus correos de forma más rápida.

Simplemente escribe el texto que quieras y haz clic en «Guardar».

Después verás que a la hora de redactar un correo tienes una sección llamada «Respuestas» para seleccionar una de las plantillas que has creado.

Cómo crear un autorespondedor o respuestas automáticas en Roundcube

Son muchas las veces que nuestros clientes contactan con nosotros para saber cómo crear un autorespondedor en Roundcube.

Realmente, los autorespondedores o respuestas automáticas tienes que configurarlas a nivel de servidor, es decir, en el panel de control de tu hosting. Esto puedes hacerlo accediendo directamente a la home de webmail (tienes un acceso directo desde el menú de Roundcube) o bien a través de cPanel.

Si lo haces a través de la página principal de webmail, abre la opción «Autoresponders». En cPanel, dirígete al apartado «Correo electrónico» selecciona la opción «Auto contestadores».

A continuación pulsa en «Añadir autocontestador» y establece el contenido de la respuesta automática que quieres enviar cada vez que recibes un email y las fechas en las que enviarlo. Esto es muy útil si vas a estar fuera de la oficina y no puedes responder a los correos en un período breve de tiempo o si te vas de vacaciones.

¿Alguna duda?

Si has leído esta guía de uso de Roundcube Webmail, pero todavía te quedan dudas o no sabes cómo realizar algunas acciones, déjame un comentario aquí abajo e intento echarte una mano ☺️.

¡Por cierto! Si tienes tu hosting con nosotros o tu plan correo, no dudes en escribirnos a soporte o llamarnos por teléfono para echarte una mano con la configuración de tu cuenta, el gestor de correo… ¡O cualquier cosa que necesites!